Oficina de Proyectos (PMO)

Los PMO han existido desde la década de 1960, solo recordar que el PMI se establece como marca en 1969, regresando es en este milenio que se han vuelto más populares a medida que las organizaciones se han dado cuenta de los beneficios de tener un equipo centralizado que se encargue de la gestión de proyectos.

Hoy en día, las PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) son un elemento indispensable en organizaciones complejas que necesitan gestionar varias carteras de proyectos y alinear los resultados con sus objetivos estratégicos. Y es que, gracias a la PMO, puedes mejorar la ratio de éxito de los proyectos, estandarizar procesos y asegurar que haya coherencia entre los proyectos, todos ellos elementos clave para que cualquier organización pueda alcanzar sus metas

¿Qué es un PMO?

Es un grupo o departamento dentro de una organización que se encarga de definir, mantener y aplicar los estándares de gestión de proyectos.

Proporciona gobernanza, apoyo y orientación para que todos los proyectos se adhieran a las mejores prácticas, se alineen con los objetivos empresariales y aporten valor.

Sus integrantes PM pueden ser internos o externos y pueden ser responsables de la gestión de todos los proyectos de la organización o solo de un subconjunto de proyectos.

El alcance de una PMO puede variar en función de diversos factores, como el tamaño y estructura de la organización en que operen, o la complejidad de los proyectos. Algunas PMOs se centran en supervisar la gestión de carteras de proyectos complejas, ofreciendo una gobernanza de alto nivel y supervisando los recursos de todos los proyectos. Otras, en cambio, pueden asumir un rol más activo en la ejecución de los proyectos, ofreciendo apoyo directo y recursos a los proyectos.

Beneficios de tener un PMO

Ofrecen muchos beneficios a las organizaciones, como:

• Aumento de la eficiencia: Los PMO pueden ayudar a las organizaciones a aumentar la eficiencia de sus proyectos al proporcionar herramientas, capacitación y orientación.

• Mejora de la calidad: Los PMO pueden ayudar a mejorar la calidad de los proyectos al garantizar que se sigan los estándares de gestión de proyectos.

• Reducción de riesgos: Los PMO pueden ayudar a reducir los riesgos de los proyectos al identificar y mitigar los problemas potenciales.

• Aumento de la satisfacción del cliente: Los PMO pueden ayudar a aumentar la satisfacción del cliente al garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

  
  

Tipos de PMO

Hay diferentes tipos de PMO, cada uno con sus propios objetivos y responsabilidades. Algunos de los tipos más comunes incluyen:

• PMO estratégico:  se enfoca en alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización.

• PMO de apoyo: proporciona herramientas, capacitación y orientación a los equipos de proyecto.

• PMO de control: se enfoca en garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

• PMO de excelencia:  se enfoca en mejorar continuamente los procesos de gestión de proyectos.

Procesos y tareas de la PMO

Entre todos los roles que componen la PMO deben garantizar que los proyectos tengan éxito y se ajusten a los objetivos de la organización. Para ello, deben hacerse cargo de una serie de procesos y tareas que ayuden no solo a garantizar la alineación de los proyectos con la estrategia, sino también a optimizar el uso de los recursos, reducir riesgos y promover la cooperación entre equipos.

Aquí tienes un listado completo de todos los procesos y tareas de la PMO:

• Priorización de proyectos: deben evaluar y decidir qué iniciativas deben tener prioridad en función de su importancia estratégica y su impacto en los objetivos de la organización.

• Iniciación del proyecto: es el punto de partida donde se definen los objetivos, el alcance y los entregables principales de los proyectos para garantizar que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.

• Asignación de recursos: se trata de distribuir de manera eficiente los recursos de los proyectos (personal, herramientas, presupuesto, etc) para que puedan avanzar sin contratiempos.

• Definición de plazos: deben crear un calendario claro con fechas clave y plazos realistas que sirvan de guía para que los proyectos se entreguen a tiempo.

• Gestión de tareas: implica organizar y supervisar las actividades de los equipos, asegurándose de que cada uno sepa lo que tiene que hacer y cuándo debe hacerlo para mantener los proyectos en marcha.

• Gestión de las comunicaciones: debe facilitar la comunicación entre equipos, líderes y otras partes interesadas para que todos estén en la misma página.

• Gestión del cambio: debe poner en marcha con los que poder gestionar cualquier modificación que surja en los proyectos (por ejemplo, ajustes en el alcance o en los recursos), para que su impacto sea mínimo y controlado.

• Gestión de la documentación: debe asegurarse de que toda la información relevante de los proyectos esté organizada, actualizada y que sea accesible para poder consultarla en cualquier momento.

• Gestión de Riesgos: la PMO debe anticipar posibles problemas, evaluarlos y definir acciones para reducir su impacto o evitar que sucedan.

• Compliance: ha de velar por que los proyectos cumplan con toda la normativa vigente y las regulaciones y políticas internas de la empresa.

• QA (Quality Assurance): debe pgarantizar que los proyectos y sus entregables cumplan con los estándares de calidad establecidos desde el inicio.

• Informes: debe preparar informes claros y fáciles de entender para mantener informados a todos sobre el desempeño de las carteras de proyectos de la organización.

• Monitorización de KPIs: debe definir indicadores claves de rendimiento para cada proyecto y monitorizarlos para ver si va por el buen camino o si necesita ajustes.

• Planificación de la capacidad: ha de asegurar que la organización dispone de los recursos suficientes para atender tanto del backlog actual de proyectos como del futuro y evitar así saturar a los equipos.

• Gestión presupuestaria: deben hacer un seguimiento exhaustivo de los gastos de los proyectos para que se mantengan dentro de los presupuestos acordados.

• Gestión de proveedores y contratistas: la PMO debe coordinar la implicación de actores externos a la organización en los proyectos, asegurándose de que cumplen con lo pactado en tiempo y forma.

• Optimización de procesos: ha de revisar y mejorar continuamente los procesos de gestión de proyectos para aumentar la eficiencia y los resultados.

• Formación y desarrollo: ha de capacitar a los equipos para que cuenten con las herramientas y conocimientos necesarios para enfrentar los retos de los proyectos.

• Gestión del feedback: por último, la PMO debe recopilar y analizar el feedback de los stakeholders para identificar áreas de mejora y aplicarlas en futuros proyectos.

  
  

¿Cómo se establece un PMO?

Establecer un PMO puede ser una tarea compleja, pero hay algunos pasos que las organizaciones pueden seguir:

1. Identificar la necesidad . Las organizaciones deben determinar si necesitan un PMO y, de ser así, qué tipo es el adecuado para ellas.

2. Obtener el apoyo de la alta dirección. Es importante obtener el apoyo de la alta dirección para establecerla.

3. Desarrollar un plan de implementación. Las organizaciones deben desarrollar un plan de implementación para establecer el PMO.

4. Seleccionar un equipo de PMO. Las organizaciones deben seleccionar un equipo de PM con las habilidades y la experiencia necesarias.

5. Evaluar la madurez. Las organizaciones deben evaluar el PMO periódicamente para garantizar que esté funcionando según lo previsto.

   
   

Conclusión

Los PMO son una herramienta valiosa para las organizaciones que desean mejorar la gestión de sus proyectos.

Al proporcionar herramientas, capacitación y orientación, los PM pueden ayudar a las organizaciones a aumentar la eficiencia, mejorar la calidad, reducir los riesgos y aumentar la satisfacción del cliente.