Cumplido el ciclo de trabajo del equipo, se necesita revisar los resultados obtenidos en el periodo. Esto implica recolectar información real o proyectada del ejercicio en curso. El objetivo principal es poder tomar decisiones importantes para el crecimiento del negocio. Este conjunto de sesiones es comúnmente llamado Quarterly Business Review (QBR) o Revisión Trimestral de Negocios.
Debido a que los trimestres son continuos y no existe un espacio entre ellos, se hace necesario que el equipo cierre con unas semanas de anticipación (4 semanas aproximadamente), haciendo una proyección de resultados al cierre.
Es claro acotar que el objetivo es que el espacio entre el cierre preliminar y el cierre formal (último día del trimestre), sea el menor posible a fin de tener datos más reales. Si no trabajas en trimestres, debes ajustar tu ciclo de trabajo y hacer una proyección de tiempo para poder cerrar preliminarmente.
Hechas las estimaciones, el equipo cierra el ciclo con información contextual del trimestre, resultados preliminares de los OKRs y el impacto de los resultados de tu equipo el la organización, dirección, gerencia, área, tribu o tren. Puedes finalizar con un balance general contable.
A partir de los resultados del equipo, los líderes tienen una reunión llamada Executive Business Review (EBR), en donde podrán tomar la decisión de permitir al equipo seguir trabajando en las iniciativas que venía abordando, pasan a mantenimiento (No añaden funcionalidad) o simplemente se cancelan, para dar paso a inversiones distintas para el siguiente periodo. Sobre esta decisión, el equipo asume una directriz y tendrá que definir su operación en torno a la decisión tomada. Sobre esto, se reinicia el ciclo de OKRs y empezamos con el planeamiento. Es vital que los procesos ligados al QBR sean lo más simples y sencillos posibles a fin de no añadir complejidad al sistema. Lean puede ser un excelente aliado para los OKRs y el QBR
Cierre de periodo agile
En la medida que los equipos que hagan agile tengan un modelo más robusto de trabajo y/o escalamiento, el proceso de cierre puede ser más complejo. En ese sentido, se hace apremiante tomar en consideración que las ceremonias deben ser definidas oportunamente entre los equipos y calendarizadas con el mayor tiempo posible de anticipación.
Los equipos deben considerar la inversión en estos espacios para definir su capacidad disponible para el trabajo. Si los equipos no escalan, participarán de una sesión de cierre de periodo a fin de mostrar sus resultados del ciclo. Si escalan, la tendencia es a ir cerrando por etapas (equipo, cluster, programa, portafolio y organización). Este cierre escalonado debe ser lo más eficiente y se suele involucrar principalmente al Product owner o Service Owner.
Escalando, el equipo no solo debe tener consideración de capacidad dedicada al cierre como equipo, sino a la dedicación de ceremonias escaladas de cierre y la participación de sus miembros.
Siguiente ciclo
El siguiente ciclo inicia formalmente el siguiente día al cierre de calendario del ciclo en curso. Esto implica que tendremos que utilizar días del ciclo en curso para planificar los OKRs y que debe preverse en el análisis de capacidad que se haga para ver la disponibilidad de atención del equipo para el periodo.
Este espacio de transición/cierre del periodo en curso debe ser lo más corto posible, pues resta capacidad de trabajo y precisión en las estimaciones de cierre. Una vez tomada la decisión de continuar con el trabajo previsto para el siguiente ciclo, el equipo entra a una fase/periodo de prework o pre-trabajo, en donde genera las condiciones de planificación para iniciar el siguiente ciclo.
Como lo comentamos anteriormente, buscamos generar los OKRs, el plan, revisar dependencias y planificar los riesgos asociados al trabajo. Teniendo esto, estaremos listos para el primer día del siguiente periodo. Las organizaciones que hacen agile a escala, suelen tener ceremonias de cierre y de planificación conjunta. De igual forma, deben organizar su trabajo, revisar dependencias y riesgos. Mayormente, los calendarios en equipos que pertenecen a un entorno de escala están definidos por defecto para todos los equipos. Sin embargo, entendiendo que es un ciclo, se espera que cada equipo vaya dedicando progresivamente tiempo para establecer de la mejor manera su foco del siguiente periodo.
Es importante recordar que es trascendental que cada plan que se haga, esté correctamente alineado con las expectativas y la capacidad de la organización, sus metas principales y los resultados esperados. Conforme más equipos gestionen con OKRs, se deben buscar métodos más sistémicos y coordinados de planificación organizacional. Una organización es una red de servicios y los OKRs evidencian cada vez más, la necesidad de trabajar en conjunto, bajo un propósito en común.
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